jueves, septiembre 05, 2013

Cómo gestionar la agenda de forma eficaz.

Sombrero 93
Septiembre 2013
Una de las maneras de liberar el “disco duro” de nuestra memoria, y que no sea un agobio depender tan solo de nuestra capacidad para recordar, es imprescindible, aprender a usar una agenda.

Una agenda nos permite:

  • Gestionar nuestro tiempo.
  • Registrar nuestras actividades realizadas
  • Estar alerta en días relevantes (aniversarios, eventos,… )
  • Gestionar las preferencias de los contactos
  • Organizar nuestra tesorería
  • Ganar tiempo al tiempo.

Siempre es peligroso fiarse tan solo de la memoria para organizar nuestro día a día. Una agenda nos permite que sea nuestro recordatorio y organizador del tiempo.

Se trata de concentrar en pocas palabras escritas, aquello que nos puede recordar el evento entero.

Para gestionar la agenda recomiendo realizar los siguientes pasos

  1. Organizar y anotar las rutinas periódicas (diarias, semanales, mensuales,…)
  2. Escribir en pocas palabras aquello que debemos hacer. Ampliarlo si es necesario con notas que nos permitan repescar toda la información que necesitemos.
  3. Desmenuzar en tareas el trabajo, y ordenarlo de modo que cumpla en el tiempo previsto.
  4. Ser realista al poner los tiempos de ejecución.
  5. Priorizar y organizar una tarea múltiple y no ir al segundo paso sin acabar el primero.
  6. Contemplar los imprevistos
  7. Ante un problema que impide avanzar, soluciónalo antes de que se convierta en un tema que arrastras en la agenda.
  8. Si es posible delegar, delega.
  9. No olvides tu agenda.
  10. Revisa tu lista de tareas tantas veces como sea necesario.

No te olvides de revisar de vez en cuando tus contactos, y actualizar cualquier cambio. Anota aniversarios y datos o días de relieve de cada uno de ellos, te serán de utilidad.

Y muy importante, no uses la agenda solo para tener registro de lo que has hecho, sino que te sirva para organizar tu tiempo en futuro.

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